AnaMaria
Coluna Bianca Vilela / Home Office

É urgente mesmo? Dicas para melhorar a comunicação durante o home office

Comunicação síncrona e assíncrona: o que é e como usar cada uma para trabalhar bem no home office

Bianca Vilela, colunista de AnaMaria Publicado em 02/12/2021, às 08h00

Saiba como respeitar a privacidade e o tempo de outras pessoas no mundo online - Asterfolio / Unsplash
Saiba como respeitar a privacidade e o tempo de outras pessoas no mundo online - Asterfolio / Unsplash

Fala pessoal! A comunicação eficiente é peça fundamental para manter bons relacionamentos (tanto pessoais quanto profissionais), além de fazer os negócios girarem. 

E, apesar de já estarmos há quase dois anos atuando à distância, no esquema de home office, bastante gente ainda está se adaptando à rotina e aos desafios que surgiram com o trabalho remoto.

Muitos, inclusive, já perceberam que grande parte dos problemas de saúde física e mental, como estresse, ansiedade e fadiga, resultam das dificuldades de comunicação dentro dos times e com os clientes.

Entender as regras da comunicação do trabalho em casa passa por saber as diferenças entre comunicação síncrona e assíncrona. A primeira é a comunicação em tempo real, utilizada em ligações telefônicas, videochamadas e videoconferências, além de aulas e reuniões presenciais ou online ao vivo. 

Já a comunicação assíncrona é aquela em que a interação não é imediata, não se dá em tempo real - por exemplo, em e-mails, chats de texto, SMS e cartas. Aplicativos de mensagens, como o Whatsapp, um dos mais utilizados para conectar os profissionais, são uma ferramenta de comunicação assíncrona, embora muita gente use esperando interação instantânea, cobrando resposta rápida ou ficando ansioso quando não vem em minutos.   

No esquema de home office os dois modelos de comunicação são necessários, não existindo um melhor do que o outro. O que se espera é que os profissionais recorrem a cada um de acordo com a demanda, a urgência e, claro, o alinhamento do time. 

O que se observa, no entanto, é que a falta de definição e limites em relação à comunicação no trabalho é um dos principais motivos para tanta gente estar se sentindo exausta, desmotivada e improdutiva. 

Para muitos a sensação é de que o expediente remoto não tem começo nem fim, trabalha-se muito mais horas do que deveria e fica difícil organizar pausas e incluir outras atividades que não profissionais no dia a dia.

Para criar uma comunicação eficiente entre as equipes é importantes estar atento a algumas boas práticas no dia a dia: 

Estar online não quer dizer estar disponível
Quando você manda uma mensagem no WhatsApp ou em aplicativos similares, pode ser que a pessoa esteja ocupada no momento, aquele assunto não seja prioridade ou que ela simplesmente prefira responder mais tarde. Combinar com todos o modo mais conveniente de usar esse tipo de ferramenta evita erros e excessos.

Não seja invasivo
Ainda no Whatsapp, é preciso respeitar o horário do expediente na hora de enviar mensagens sobre assuntos de trabalho. A menos que combinado com todos que isso não é um problema, pode ser invasivo e causar incômodo, ainda que a pessoa não precise responder na hora.

Seja direto
Tanto em mensagens síncronas (telefone) quanto assíncronas (SMS, Whatsapp), quanto mais objetivo e claro você for, maior a chance de receber respostas assertivas. Na comunicação por e-mail ou outro formato assíncrono, mais lenta, é importante que o texto enviado não gere dúvidas ou erros que possam atrasar o andamento ou a qualidade do trabalho.

Em casos de urgência
Se for urgente ou essencial, telefone ou faça uma videochamada. Evite mandar Whatsapp ou email cobrando urgência, afinal, pode ser que a pessoa apenas não esteja disponível nesses meios naquele momento. 

Vale a pena encher de reuniões virtuais?
A distância física pode aumentar a necessidade de interação e contato em tempo real, e provocar sensação de perda de controle de chefes sobre subordinados. Sanar esses efeitos marcando várias reuniões virtuais diárias não é garantia de manter a equipe próxima. O excesso de videoconferências, muitas delas desnecessárias, é uma das impressões mais comuns de quem se sente improdutivo no trabalho. Use esses encontros com planejamento e organização para não sobrecarregar as pessoas.

Não é tão urgente assim, vai!
Outro efeito do trabalho em isolamento é uma noção equivocada de que tudo parece urgente quando, na verdade, não é. É importante ter clareza sobre os parâmetros do que precisa ser resolvido na hora e o que pode esperar e ser enviado por email mais tarde para usar cada comunicação no momento adequado.      
E não esqueça de compartilhar estas dicas com a galera, pois todos precisam dar mais atenção à forma que nos comunicamos. Te espero no Instagram da AnaMaria, tem vídeo especial sobre este tema.

*BIANCA VILELAé autora do livro Respire, mestre em fisiologia do exercício pela Universidade Federal de São Paulo (Unifesp), palestrante e produtora de conteúdo. Desenvolve programas de saúde in company em grandes empresas por todo o país há mais de 15 anos. Na AnaMaria fala sobre saúde no trabalho, produtividade e mudança de hábitos.